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      新太和公司實施任務行分銷ERP案例

      新太和公司實施任務行分銷ERP案例

        石家莊新太和食品添加劑公司創立于1993年,主營各類食品原輔料添加劑,業務模式為分銷和直銷。經過近10年的不斷開拓和發展,新太和在河北境內食品添加劑分銷商中,新太和已經做穩了老大的位置,經營1000多個產品種類,有3000多家直接客戶。除石家莊外,邯鄲、邢臺、衡水、滄州、張家口等6個地市均設立有分公司,并逐漸通過商務聯盟的方式,使業務區域跨越河北、天津和山西,一躍成為華北地區舉足輕重的食品添加劑貿易商??偛控撠熛蚋魃嫌喂痰牟少徱约案鞯胤止疚锪髡{配,分公司負責當地的銷售和庫存,定期向總部上報區域銷售、庫存、現金和應用收款情況。
           成長的煩惱
           所有中小企業一樣,新太和也經歷著成長的煩惱。與其他電腦、服裝、食品、飲料等行業相比,食品添加劑作為食品的輔助材料(行業產值占國內食品工業產值的約5%),該行業在一定意義上屬于 冷門行業。新太和與河北的幾千家食品生產廠以及西點作坊都保持了很多年的合作關系。用新太和老總的話來說,這個市場相對穩定,市場容量有多大心里也有數,我們與客戶之間也是一種細水長流的長期供貨關系,我們的銷售網點越多,競爭者進入河北市場的門檻就越高。然而,和國內許多流通企業當前面臨的發展困惑一樣,新太和最大的問題就是異地分公司的管理:每個分公司每天賣了多少貨,庫存還有多少,銀行現金有多少,應收帳款是多少?尤其是每年中秋節前的2個月內,正是食品添加劑行業的銷售旺季,各地每天的銷量很大,要避免斷貨現象,就得對每天的庫存量都很清楚,做到及時補貨。
           2002年,我們一個月盤點一次,各地分公司以傳真方式把報表提交公司總部,到了銷售旺季,公司帳目卻是一團糟。即使在平時,對帳準確度能達到90%就不錯了,但90%和50%也沒有什么本質差別。時間久了,大家對數字都沒有什么概念了。新太和總經理倪振華對記者說道,一開始,我們認為是人出了問題,接連換了好幾位分公司經理,但情況照舊,我們這才意識到是管理機制出了問題。 很明顯,傳統的管理方式已經不再適應公司擴張的需求了,新太和迫切需要引入一套能實現集中管理、異地控制的透明化管理機制。
        鎖定三大需求
           鑒于公司管理現狀,2003年元月新財務年度開始的時候,新太和就開始考慮上一套分銷管理軟件,希望借助信息化來改善公司的管理。學計算機出身并一手創辦新太和的倪總經過分析,確定了三大基本需求:能很好地管理進銷存、能實時處理數據、能支持異地管理。帶著這些需求,倪總先是考察了用友、金蝶等國內幾家大型管理軟件,功能模塊倒也挺大挺全的,但我們這樣的流通企業,不需要太復雜的功能,何必要花100%的錢買20%的功能呢?而且在河北我們有7個網點,用戶數需要至少30個,這類軟件沒有40-50萬元根本下不來。由于起初倪總沒有找到性價比很合適的分銷管理軟件,只好把需求反饋給石家莊鼎新電腦公司。經過雙方深入溝通,鼎新把任我行網絡化分銷管理系統推薦給了他,并建議他進入任我行天地一網通網站實況觀摩,親自感受一下其產品的應用功效。其中的網絡化分銷系統簡潔而實用的特點以及不到8萬的價格得到了倪總的認同。
           緊扣業務流程
           在項目實施的過程中,新太和是一個非常特殊的案例,這就是倪總自始至終對自己要什么有非常清晰的認識;更難能可貴的是,倪總自始至終將軟件的實施與對業務流程的了解和改進緊密結合起來,因而起到了事半功倍的效果。
           2003年農歷春節剛過,新太和開始實施任我行分銷ERP,倪總親自給下面的庫房、財務等相關人員集中培訓,講解操作流程。 兩周以后,新太和6個分公司與總部一起啟動了分銷管理系統,一個月下來,系統運營基本順暢。談到此次軟件實施的心得,新太和公司總結為兩點:第一,我們對自己的業務流程相當清楚,雖然是一個通用型軟件,但我們知道怎樣去變通使用;第二,由于我們以前一直使用任我行公司的管家婆軟件,所以,我們很容易理解和適應一脈相承的任我行網分的設計思路--很多地方我們原來就是這樣做的。
           也就是說,倪總不只是把分銷ERP的實施看成是技術部門的事,而是一個公司管理的事。
           瞬息萬變,盡在掌握
           新太和在河北各地實施信息化管理之后,其運營鏈上的各部門通過Internet登錄到公司數據中心服務器,根據各自不同的權限把銷售、訂單、庫存,甚至退貨等數據實時記錄在數據中心?,F在,我每天只需每天打開電腦,我想知道的東西就一目了然地擺在那里。倪總很自豪地向筆者說道,我也不用每天忙于應付于各種繁雜的事務了,可以抽出時間多想想公司的發展規劃。
           從根本上說,任我行分銷系統幫助新太和建立起一個規范而高效的企業管理機制,該系統實現了公司總部到各地分支機構各經營環節的數據流、物流、信息流的高效整合。通過該系統,隨時可查詢各業務部門的訂單、庫存、現金、應收帳款等數據,避免運營鏈中各環節之間容易引起的混亂局面。倪總還給筆者講述了一個細節現象。以前,由于各地分支機構沒有統一的銷售數據單位,傳真到總部的數據單位不一致,有時用箱,有時用袋,再加上筆誤或傳真不清晰,導致經常對不上帳--我的錢究竟在哪里 ?而現在由于通過軟件來管理,數據單位界定義得很清楚,很少出差錯,即使發生一點誤操作,也可以通過系統查出問題出在哪里?
           實施任我行分銷ERP后,新太和公司整體工作效率的明顯得到提高,直接降低了運營成本。拿財務人員來說,以前整日埋首于各種票據、報表之間,做的是記帳財務。而且由于各地沒有一個統一的規范要求,經常發生同一商品的記帳單位不一致的情況,財務人員只好每天忙于處理各種數據問題。應用網分系統之后,每天的各種數據則由分銷系統自動生成各種管理報表,從而使財務每天只是去管帳:核對庫存和銷售數據、查看客戶信用額度等等,從而真正起到財務管理的作用。
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